Compliance

Die voestalpine verpflichtet ihre Unternehmen und alle ihre Mitarbeiter:innen in allen Ländern, in denen sie tätig ist, zur Einhaltung sämtlicher anwendbarer Gesetze. Compliance ist für die voestalpine aber mehr, als nur in Übereinstimmung mit Gesetzen und sonstigen externen Vorschriften zu agieren. Sie ist Ausdruck einer Kultur, die auch auf ethischen und moralischen Grundsätzen aufbaut. Die Grundsätze dieser Unternehmenskultur für den Umgang mit Kund:innen, Lieferant:innen, Mitarbeiter:innen und sonstigen Geschäftspartner:innen sind explizit im Verhaltenskodex der voestalpine (Code of Conduct) verankert. Genauso verlangt die voestalpine auch von ihren Lieferant:innen, sämtliche anwendbaren Gesetze im jeweiligen Land uneingeschränkt einzuhalten und insbesondere die Menschenrechte als fundamentale Werte zu respektieren und zu beachten.

DER VERHALTENSKODEX

Der Verhaltenskodex (Code of Conduct) der voestalpine wurde 2009 als Ergebnis zahlreicher Gespräche und Diskussionen auf Vorstands-, Geschäftsführungs- sowie Bereichsleitungsebene im voestalpine-Konzern schriftlich festgelegt. Er basiert auf den Unternehmenswerten des Konzerns und bildet die Grundlage für ethisch und rechtlich einwandfreies Verhalten aller Mitarbeiter:innen. Der Verhaltenskodex wird laufend evaluiert und gegebenenfalls angepasst, um den wachsenden gesellschaftlichen Anforderungen Rechnung zu tragen und gleichzeitig das Wertesystem der voestalpine nachhaltig weiterzuentwickeln. Zuletzt wurden z. B. die Umsetzung der EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Hinweise geben, sowie notwendige Änderungen im Zusammenhang mit dem Lieferkettenmanagement im Verhaltenskodex der voestalpine verankert. Der Verhaltenskodex ist in mehr als 20 Sprachen verfügbar und kann im Internet abgerufen werden: Compliance

Der Verhaltenskodex regelt folgende Themen:

Compliance und verantwortungsvolle Unternehmensführung

• Einhaltung von Gesetzen und sonstigen Vorschriften
• Wettbewerbs- und Kartellrecht
• Korruption/Bestechung/Geschenkannahme
• Geldwäsche
• Interessenkonflikte
• Verbot des Missbrauchs von Insiderinformationen
• Datenschutz
• Handelskontrollen und Sanktionen
• Konfliktmineralien
• Geheimhaltung vertraulicher Informationen
• Geistiges Eigentum
• Schutz des Unternehmenseigentums und IT-Nutzung
• Unternehmenskommunikation

Gesellschaftliche Verantwortung

• Achtung der Menschenrechte und Arbeitsbedingungen
• Verbot der Kinderarbeit
• Verbot von Zwangs- und Pflichtarbeit, Menschenhandel und moderner Sklaverei
• Kollektivverhandlungen und Recht auf Vereinigungsfreiheit
• Vielfalt, Chancengleichheit und das Verbot von Diskriminierung
• Vergütung
• Arbeitszeit
• Lokale Gemeinschaften und indigene Völker
• Sicherheitskräfte
• Spenden und Sponsoring
• Sicherheit am Arbeitsplatz
• Menschenrechte in der Lieferkette
• Umwelt- und Klimaschutz
• Meldungen von Fehlverhalten

Der Verhaltenskodex gilt für alle Vorstandsmitglieder, Geschäftsführer:innen und Mitarbeiter:innen aller Gesellschaften, an denen die voestalpine AG direkt oder indirekt mit zumindest 50 % beteiligt ist oder bei denen sie auf andere Art Kontrolle ausübt. Allen anderen Gesellschaften, bei denen die voestalpine AG direkt oder indirekt mit zumindest 25 % beteiligt ist, aber keine Kontrolle ausübt, wird der Verhaltenskodex mit der Aufforderung zur Kenntnis gebracht, ihm durch selbstständige Anerkennung im Rahmen ihrer gesellschaftsrechtlichen Entscheidungsstrukturen Geltung zu verschaffen.

Im Fall eines Verstoßes gegen gesetzliche Vorschriften, interne Richtlinien, Regelungen und Weisungen oder gegen Bestimmungen des Verhaltenskodex der voestalpine ist mit disziplinären Konsequenzen zu rechnen. Darüber hinaus können Zuwiderhandlungen auch straf- und zivilrechtliche Konsequenzen haben, wie z. B. Regress- und Schadenersatzforderungen.

Die voestalpine ist bestrebt, dem Verhaltenskodex in ihrem gesamten Einflussbereich zur Geltung zu verhelfen. Lieferant:innen und Berater:innen werden zur Einhaltung des Verhaltenskodex für Geschäftspartner:innen verpflichtet. Zudem sind die Konzerngesellschaften angehalten, den Verhaltenskodex ihren Kund:innen zur Kenntnis zu bringen und diese möglichst auch zur Einhaltung zu verpflichten. Sämtliche Geschäftspartner:innen der voestalpine werden auch aufgefordert, innerhalb der Lieferkette die Einhaltung des Verhaltenskodex bei ihren eigenen Geschäftspartner:innen angemessen zu fördern.

Die voestalpine AG hat mehrere Konzernrichtlinien verabschiedet, um den Mitarbeiter:innen Hilfestellung bei der Anwendung des Verhaltenskodex zu geben. Das Compliance-Regelwerk rund um den Verhaltenskodex der voestalpine setzt sich aktuell wie folgt zusammen:

Business Conduct

Diese Richtlinie ergänzt und konkretisiert den Verhaltenskodex zu den Themen Korruption/Bestechung/Geschenkannahme und Interessenkonflikte. Darin geregelt wird zum Beispiel die Zulässigkeit von Geschenken, Einladungen und anderen Vorteilen, von Spenden, Sponsoring, Nebentätigkeiten und dem privaten Bezug von Waren und Dienstleistungen durch Mitarbeiter:innen von Kund:innen und Lieferant:innen. In der Richtlinie Business Conduct ist weiters das Verbot politischer Beitragszahlungen verankert. Spenden an Politiker:innen, politische Parteien, parteinahe Organisationen oder politische Vorfeldorganisationen werden im voestalpine-Konzern nicht toleriert. Ausgenommen hiervon sind Spenden an politische Vorfeldorganisationen, welche ausschließlich soziale Anliegen verfolgen, die vom Vorstand der voestalpine AG im Einzelfall genehmigt wurden.

Umgang mit Geschäftsvermittler:innen und Berater:innen

Diese Richtlinie bietet weitere ergänzende Informationen zum Thema Korruption / Bestechung / Geschenkannahme. Sie legt die Vorgehensweise fest, die vor der Beauftragung von Handelsvertreter:innen, Repräsentant:innen oder sonstigen vertriebsbezogenen Berater:innen einzuhalten ist. Auf Basis einer objektivierten Prüfung des Umfelds und des Tätigkeitsrahmens der betreffenden Person vor Aufnahme von Geschäftsbeziehungen soll sichergestellt werden, dass auch die Geschäftspartner:innen die Gesetze und den Verhaltenskodex der voestalpine einhalten.

Kartellrecht

Diese Richtlinie beschreibt das Verbot wettbewerbsbeschränkender Vereinbarungen, regelt den Umgang mit Verbänden, Standesvertretungen sowie sonstigen Branchenorganisationen und legt konkrete Verhaltensregeln für sämtliche Mitarbeiter:innen des voestalpine-Konzerns fest. Zusätzlich wurden auch Leitfäden zu Informationsaustausch und Benchmarking, zu Einkaufskooperationen und zu Lieferbeziehungen mit Wettbewerber:innen erarbeitet, um den Mitarbeiter:innen Informationen zu diesen Themen aus kartellrechtlicher Sicht an die Hand zu geben.

Compliance-Handbuch und Compliance-Präventionsprogramm

Diese Regelwerke geben Auskunft über die Compliance-Strategie und die Compliance-Struktur. Zudem informieren sie über Maßnahmen zur Prävention und Aufdeckung sowie die möglichen Reaktionen und Sanktionen auf Compliance-Verstöße. Informationen zum webbasierten Hinweisgeber:innen-System, welches ermöglicht, Compliance-Verstöße auch anonym zu melden, finden sich im Compliance-Handbuch.

Verhaltenskodex für voestalpine-Geschäftspartner:innen

Dieses an die Lieferant:innen von Gütern und Dienstleistungen sowie an Geschäftsvermittler:innen, Berater:innen und sonstige Geschäftspartner:innen gerichtete Regelwerk legt die Grundsätze und Anforderungen für eine Zusammenarbeit mit der voestalpine fest und wurde zuletzt im Geschäftsjahr 2022/23 umfassend überarbeitet und erweitert. Die voestalpine verlangt unter anderem von ihren Geschäftspartner:innen, auf der Grundlage der Internationalen Menschenrechtscharta, der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte und der Kernarbeitsnormen der International Labour Organization (ILO), die Menschenrechte als fundamentale Werte zu respektieren und zu beachten. Dies gilt insbesondere für das Verbot der Kinder- und Zwangsarbeit, das Verbot jedweder Form von Menschenhandel und moderner Sklaverei, die Gleichbehandlung der Mitarbeitenden und das Recht auf Interessenvertretung und kollektive Verhandlungen. Zudem müssen sich Geschäftspartner:innen verpflichten, Umweltschutzstandards einzuhalten und sich wissenschaftlich nachvollziehbare Ziele zur Reduktion ihres CO₂-Fußabdrucks zu setzen. Die Geschäftspartner:innen müssen diesen Verpflichtungen nicht nur im eigenen Geschäftsbereich nachkommen, sondern auch ihre eigenen Lieferant:innen entsprechend verpflichten und die Einhaltung der Verpflichtungen in der Lieferkette überprüfen.

Verhaltenskodex für die Interessenvertretung der voestalpine (Lobbying-Verhaltenskodex)

Dieser Verhaltenskodex legt im Sinne klarer und transparenter Regelungen für interessenpolitische Aktivitäten den Umgang mit Stakeholder:innen in Österreich sowie auf europäischer und internationaler Ebene im Einklang mit dem österreichischen Lobbying- und Interessenvertretungs-Transparenz-Gesetz fest. Der Lobbying-Verhaltenskodex ist wie der Verhaltenskodex bindend für alle Vorstandsmitglieder, Geschäftsführer:innen und Mitarbeiter:innen aller Gesellschaften, an denen die voestalpine AG direkt oder indirekt mit zumindest 50 % beteiligt ist oder bei denen sie auf andere Art Kontrolle ausübt. Werden Lobbying-Aktivitäten durch Externe unterstützt, ist sicherzustellen, dass sich diese zur Einhaltung dieses Verhaltenskodex verpflichten.

Compliance-Organisation

Die Verantwortung für die Einhaltung von Compliance-Vorschriften liegt beim jeweiligen Management. Zur Unterstützung des Managements in der Wahrnehmung dieser Verantwortung und zur Schaffung der hierfür erforderlichen Prozesse ist im voestalpine-Konzern eine Compliance-Organisation eingerichtet. Neben einem Group Compliance Officer wurden in jeder Division ein divisionaler Compliance Officer und darüber hinaus in bestimmten Untereinheiten von Divisionen zusätzliche Compliance Officer bestellt. Der Group Compliance Officer ist direkt dem Vorstandsvorsitzenden unterstellt und weisungsfrei. Die divisionalen Compliance Officer berichten an den Group Compliance Officer und an die jeweiligen Divisionsvorständ:innen.

Die Compliance Officer sind für folgende Themen zuständig:

• Kartellrecht
• Korruption
• Kapitalmarkt-Compliance
• Fraud (interne Fälle von Diebstahl, Betrug, Unterschlagung oder Untreue)
• Interessenkonflikte
• Sonderthemen, die der Compliance-Organisation vom Vorstand der voestalpine AG zugewiesen werden (z. B. in Zusammenhang mit UN- oder EU-Sanktionsthemen)

Alle anderen Compliance-Themen, wie z. B. Umweltrecht, Steuern, Rechnungslegung, Arbeitsrecht, Arbeitnehmer:innen-Schutz oder Datenschutz, gehören nicht zum Zuständigkeitsbereich der Compliance Officer. Diese Compliance-Themen werden von anderen Organisationsbereichen wahrgenommen.

Präventive Massnahmen

Die voestalpine legt im Rahmen ihrer Compliance-Bemühungen besonderes Gewicht auf präventive Maßnahmen. Die Kenntnis der Mitarbeiter:innen über die ethischen Werte und Grundsätze ist für die voestalpine von strategischer Bedeutung. In Schulungen, Trainings und Management-Gesprächen zum Thema Geschäftsethik (Compliance-Schulungen) erfahren die Mitarbeiter:innen unter anderem, wie man mit Einladungen, Geschenken oder möglichen Interessenkonflikten umgeht. Darüber hinaus werden die Mitarbeiter:innen auch im Umgang mit Geschäftsvermittler:innen geschult. Seit 2009 gibt es im voestalpine-Konzern E-Learning-Kurse rund um das Thema Compliance. Das in 15 Sprachen zur Verfügung stehende E-Learning-Kursangebot wurde im Laufe der Zeit mehrmals überarbeitet und erweitert. Neben den Lernlektionen enthalten die Kurse einen Abschlusstest und Praxisfälle.

Themenschwerpunkte E-Learning „Compliance-Grundlagen“

Themenschwerpunkte E-Learning „Kartellrecht“

Themenschwerpunkte E-Learning „Auffrischung Kartellrecht"

Themenschwerpunkte E-Learning „Schutz vor Korruption“

Die E-Learning-Schulung Compliance-Grundlagen (Geschäftsethik) ist im Wesentlichen von allen Angestellten (White Collar Worker) verpflichtend zu absolvieren. Zum Stichtag 31.3.2024 haben 19.031 Mitarbeiter:innen und somit 96,7 % der aktiven Angestellten diese Schulung erfolgreich absolviert.

Die Teilnehmer:innen der von der voestalpine angebotenen E-Learning-Schulung Kartellrecht werden nach risikospezifischen Kriterien ausgewählt. Neben sämtlichen Führungskräften sind diese Schulungen insbesondere von Mitarbeiter:innen in Vertriebs- und Marketingabteilungen, von Mitarbeiter:innen, die die Gesellschaft in Fachverbänden vertreten, sowie von Mitarbeiter:innen, die in Kontakt zu Wettbewerber:innen kommen, zu absolvieren.

Die beiden Auffrischungskurse sind von den entsprechenden Mitarbeiter:innen in einem bestimmten Schulungszyklus zu wiederholen. Die Zuteilung der Schulungen sowie die Zuteilung im Rahmen des Schulungszyklus erfolgen wöchentlich zentral durch das im voestalpine-Konzern im Einsatz befindliche Lernmanagementsystem.

Das Monitoring der Durchführung der E-Learning-Schulungen erfolgt ebenfalls über das Lernmanagementsystem. Eine flächendeckende und regelmäßige Schulung der Mitarbeiter:innen zum Thema Compliance und Kartellrecht ist damit sichergestellt.

In Ergänzung zu den E-Learning-Schulungen werden laufend konzernweit zielgruppenorientierte Präsenz- und Online-Schulungen insbesondere für Vertriebs- und Einkaufsmitarbeiter:innen durchgeführt. Schwerpunkte dieser Schulungen sind allgemein die Einhaltung der Gesetze und internen Richtlinien sowie Korruption und Kartellrecht im jeweiligen Tätigkeitsumfeld der Teilnehmenden. Für den Führungskräftenachwuchs sind Compliance-Schulungen verpflichtend: Pro Jahr finden sechs bis sieben Präsenzschulungen für jeweils bis zu 40 Mitarbeiter:innen statt. Für Mitarbeiter:innen der voestalpine AG werden zusätzlich Präsenzschulungen zum Thema Kapitalmarkt-Compliance angeboten.

Compliance ist regelmäßig ein Thema von Kommunikationsmaßnahmen des Konzerns und wird auf den großen Veranstaltungen für Mitarbeiter:innen auf Konzern- und Divisionsebene auch vom Top-Management immer wieder angesprochen.

Meldungen von Compliance-Verstößen

Meldungen von Compliance-Verstößen sollen in erster Linie offen, das heißt unter Nennung des Namens der hinweisgebenden Person, erfolgen. Solche Meldungen können gemäß Verhaltenskodex an direkte Vorgesetzte, an die zuständige Rechts- oder Personalabteilung, an die Geschäftsführung der jeweiligen Konzerngesellschaft, an die Abteilung Revision und Risikomanagement der voestalpine AG, an den Group Compliance Officer oder einen der divisionalen Compliance Officer erfolgen. Hinweisgeber:innen wird auf Wunsch absolute Vertraulichkeit zugesichert.

Seit 2012 gibt es darüber hinaus die Möglichkeit, Fälle von Fehlverhalten über ein webbasiertes Hinweisgeber:innen-System auch auf anonymer Basis zu melden. Waren die Bereiche, in denen Fehlverhalten über dieses System gemeldet werden konnte, anfänglich noch beschränkt, ist es seit dem Geschäftsjahr 2022/23 möglich, über dieses Hinweisgeber:innen-System Meldungen in den folgenden Bereichen abzugeben:

• Kartellrecht, Korruption, Fraud, Interessenkonflikte, Kapitalmarkt-Compliance
• Diskriminierung, sexuelle Belästigung, Mobbing, Menschenrechte
• Datenschutz
• Technische Compliance, insbesondere die Einhaltung von technischen Normen und Zertifizierungen in Produktionsprozessen sowie IT-Sicherheit
• Umwelt
• Health and Safety
• Verstöße in anderen Bereichen

Das System bietet die Möglichkeit, unter Wahrung vollkommener Anonymität mit den Hinweisgeber:innen zu kommunizieren.