Compliance

Die voestalpine verpflichtet ihre Unternehmen und alle ihre Mitarbeiter:innen in allen Ländern, in denen sie tätig ist, zur Einhaltung sämtlicher anwendbarer Gesetze. Compliance ist für die voestalpine aber mehr, als nur in Übereinstimmung mit Gesetzen und sonstigen externen Vorschriften zu agieren. Sie ist Ausdruck einer Kultur, die auch auf ethischen und moralischen Grundsätzen aufbaut. Die Grundsätze dieser Unternehmenskultur für den Umgang mit Kund:innen, Lieferant:innen, Mitarbeiter:innen und sonstigen Geschäftspartner:innen sind explizit im Verhaltenskodex der voestalpine (Code of Conduct) verankert.

Genauso verlangt die voestalpine auch von ihren Lieferant:innen, sämtliche anwendbaren Gesetze im jeweiligen Land uneingeschränkt einzuhalten und insbesondere die Menschenrechte als fundamentale Werte zu respektieren und zu beachten.

Der Verhaltenskodex

Der Verhaltenskodex (Code of Conduct) der voestalpine wurde 2009 als Ergebnis zahlreicher Gespräche und Diskussionen auf Vorstands-, Geschäftsführungs- sowie Bereichsleitungsebene im voestalpine-Konzern schriftlich festgelegt. Er basiert auf den Unternehmenswerten des Konzerns und bildet die Grundlage für ethisch und rechtlich einwandfreies Verhalten aller Mitarbeiter:innen. Um jene Werte und Verhaltensregeln des voestalpine-Konzerns, die bis dahin noch nicht im Verhaltenskodex enthalten waren, zu integrieren, wurde dieser im Geschäftsjahr 2019/20 überarbeitet und erweitert. Seither wurde er weitere zwei Mal überarbeitet. Dabei wurden Änderungen einerseits in Zusammenhang mit der Umsetzung der EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Hinweise geben, und andererseits in Zusammenhang mit dem Lieferkettenmanagement vorgenommen. Der Verhaltenskodex ist in Deutsch und 20 weiteren Sprachen verfügbar und kann im Internet abgerufen werden: Compliance

Der Verhaltenskodex regelt folgende Themen:

• Einhaltung von Gesetzen und sonstigen externen und internen Vorschriften
• Menschenrechte, Respekt und Integrität
• Fairer Wettbewerb
  • Wettbewerbs- und Kartellrecht
  • Korruption/Bestechung/Geschenkannahme
• Spenden und Sponsoring
• Handelskontrollen und Konfliktmineralien
• Geldwäsche
• Interessenkonflikte
• Datenschutz
• Schutz von Informationen und geistigem Eigentum
  • Geheimhaltung vertraulicher Informationen
  • Geistiges Eigentum
• Schutz des Unternehmenseigentums und IT-Nutzung
• Sicherheit am Arbeitsplatz
• Umwelt- und Klimaschutz
• Verbot des Missbrauchs von Insiderinformationen
• Unternehmenskommunikation
• Meldungen von Fehlverhalten

Der Verhaltenskodex gilt für alle Vorstandsmitglieder, Geschäftsführer:innen und Mitarbeiter:innen aller Gesellschaften, an denen die voestalpine AG direkt oder indirekt mit zumindest 50 % beteiligt ist oder bei denen sie auf andere Art Kontrolle ausübt. Allen anderen Gesellschaften, bei denen die voestalpine AG direkt oder indirekt mit zumindest 25 % beteiligt ist, aber keine Kontrolle ausübt, wird der Verhaltenskodex mit der Aufforderung zur Kenntnis gebracht, ihm durch selbstständige Anerkennung im Rahmen ihrer gesellschaftsrechtlichen Entscheidungsstrukturen Geltung zu verschaffen.

Im Fall eines Verstoßes gegen gesetzliche Vorschriften, interne Richtlinien, Regelungen und Weisungen oder gegen Bestimmungen des Verhaltenskodex der voestalpine muss jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter mit disziplinären Konsequenzen rechnen. Darüber hinaus können Zuwiderhandlungen auch straf- und zivilrechtliche Konsequenzen haben, wie z. B. Regress- und Schadenersatzforderungen.

Die voestalpine ist bestrebt, dem Verhaltenskodex in ihrem gesamten Einflussbereich zur Geltung zu verhelfen. Lieferant:innen und Berater:innen werden zur Einhaltung des Verhaltenskodex für Geschäftspartner:innen verpflichtet. Zudem sind die Konzerngesellschaften angehalten, den Verhaltenskodex ihren Kund:innen zur Kenntnis zu bringen und diese möglichst auch zur Einhaltung zu verpflichten. Sämtliche Geschäftspartner:innen der voestalpine werden auch aufgefordert, innerhalb der Lieferkette die Einhaltung des Verhaltenskodex bei ihren eigenen Geschäftspartner:innen angemessen zu fördern.

Die voestalpine AG hat mehrere Konzernrichtlinien verabschiedet, um den Mitarbeiter:innen Hilfestellung bei der Anwendung des Verhaltenskodex zu geben. Das Compliance-Regelwerk rund um den Verhaltenskodex der voestalpine setzt sich aktuell wie folgt zusammen:

Business Conduct

Diese Richtlinie ergänzt und konkretisiert den Verhaltenskodex zu den Themen Korruption /Bestechung / Geschenkannahme und Interessenkonflikte. Darin geregelt wird zum Beispiel die Zulässigkeit von Geschenken, Einladungen und anderen Vorteilen, von Spenden, Sponsoring, Nebentätigkeiten und dem privaten Bezug von Waren und Dienstleistungen durch Mitarbeiter:innen von Kund:innen und Lieferant:innen. In der Richtlinie Business Conduct ist weiters das Verbot politischer Beitragszahlungen verankert. Spenden an Politiker:innen, politische Parteien, parteinahe Organisationen oder politische Vorfeldorganisationen werden im voestalpine-Konzern nicht toleriert. Ausgenommen hiervon sind Spenden an politische Vorfeldorganisationen, welche ausschließlich soziale Anliegen verfolgen, die vom Vorstand der voestalpine AG im Einzelfall genehmigt wurden.

Umgang mit Geschäftsvermittler:innen und Berater:innen

Diese Richtlinie bietet weitere ergänzende Informationen zum Thema Korruption / Bestechung / Geschenkannahme. Sie legt die Vorgehensweise fest, die vor der Beauftragung von Handelsvertreter:innen, Repräsentant:innen oder sonstigen vertriebsbezogenen Berater:innen einzuhalten ist. Auf Basis einer objektivierten Prüfung des Umfelds und des Tätigkeitsrahmens der betreffenden Person vor Aufnahme von Geschäftsbeziehungen soll sichergestellt werden, dass auch die Geschäftspartner:innen die Gesetze und den Verhaltenskodex der voestalpine einhalten.

Kartellrecht

Diese Richtlinie beschreibt das Verbot wettbewerbsbeschränkender Vereinbarungen, regelt den Umgang mit Verbänden, Standesvertretungen sowie sonstigen Branchenorganisationen und legt konkrete Verhaltensregeln für sämtliche Mitarbeiter:innen des voestalpine-Konzerns fest. Zusätzlich wurden auch Leitfäden zu Informationsaustausch und Benchmarking, zu Einkaufskooperationen und zu Lieferbeziehungen mit Wettbewerbern erarbeitet, die den Mitarbeiter:innen Informationen zu diesen Themen aus kartellrechtlicher Sicht an die Hand geben.

Compliance-Handbuch und Compliance-Präventionsprogramm

Diese Regelwerke geben Auskunft über die Compliance-Strategie und die Compliance-Struktur. Zudem informieren sie über Maßnahmen zur Prävention und Aufdeckung sowie die möglichen Reaktionen und Sanktionen auf Compliance-Verstöße. Informationen zum webbasierten Hinweisgeber:innen-System, welches ermöglicht, Compliance-Verstöße auch anonym zu melden, finden sich ebenfalls in diesen Regelwerken.

Verhaltenskodex für voestalpine-Geschäftspartner:innen

Dieses an die Lieferant:innen von Gütern und Dienstleistungen sowie an Geschäftsvermittler:innen, Berater:innen und sonstige Geschäftspartner:innen gerichtete Regelwerk legt die Grundsätze und Anforderungen für eine Zusammenarbeit mit der voestalpine fest. Es wurde im Geschäftsjahr 2022/23 umfassend überarbeitet und erweitert. Die voestalpine verlangt unter anderem von ihren Geschäftspartner:innen, auf der Grundlage der Internationalen Menschenrechtscharta, der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte und der Kernarbeitsnormen der International Labour Organization (ILO), die Menschenrechte als fundamentale Werte zu respektieren und zu beachten. Dies gilt insbesondere für das Verbot der Kinder- und Zwangsarbeit, das Verbot jedweder Form von Menschenhandel und moderner Sklaverei, die Gleichbehandlung der Mitarbeitenden und das Recht auf Interessenvertretung und kollektive Verhandlungen. Zudem müssen sich Geschäftspartner:innen verpflichten, Umweltschutzstandards einzuhalten und sich wissenschaftlich nachvollziehbare Ziele zur Reduktion ihres CO₂-Fußabdrucks zu setzen. Die Geschäftspartner:innen müssen diesen Verpflichtungen nicht nur im eigenen Geschäftsbereich nachkommen, sondern auch ihre eigenen Lieferant:innen entsprechend verpflichten und die Einhaltung der Verpflichtungen in der Lieferkette überprüfen.

Verhaltenskodex für die Interessenvertretung der voestalpine (Lobbying-Verhaltenskodex)

Dieser Verhaltenskodex legt im Sinne klarer und transparenter Regelungen für interessenpolitische Aktivitäten den Umgang mit Stakeholder:innen in Österreich sowie auf europäischer und internationaler Ebene im Einklang mit dem österreichischen Lobbying- und Interessenvertretungs-Transparenz-Gesetz fest. Der Lobbying-Verhaltenskodex ist wie der Verhaltenskodex bindend für alle Vorstandsmitglieder, Geschäftsführer:innen und Mitarbeiter:innen aller Gesellschaften, an denen die voestalpine AG direkt oder indirekt mit zumindest 50 % beteiligt ist oder bei denen sie auf andere Art Kontrolle ausübt. Werden Lobbying-Aktivitäten durch Externe unterstützt, ist sicherzustellen, dass sich diese zur Einhaltung dieses Verhaltenskodex verpflichten.

Compliance-Organisation

Die Verantwortung für die Einhaltung von Compliance-Vorschriften liegt beim jeweiligen Management. Zur Unterstützung des Managements in der Wahrnehmung dieser Verantwortung und zur Schaffung der hierfür erforderlichen Prozesse ist im voestalpine-Konzern eine Compliance-Organisation eingerichtet. Neben einem Group Compliance Officer wurden in jeder Division ein divisionaler Compliance Officer und darüber hinaus in bestimmten Untereinheiten von Divisionen zusätzliche Compliance Officer bestellt. Der Group Compliance Officer ist direkt dem Vorstandsvorsitzenden unterstellt und weisungsfrei. Die divisionalen Compliance Officer berichten an den Group Compliance Officer und an die jeweiligen Divisionsvorstände.

Die Compliance Officer sind für folgende Themen zuständig:

• Kartellrecht
• Korruption
• Kapitalmarkt-Compliance
• Fraud (interne Fälle von Diebstahl, Betrug, Unterschlagung oder Untreue)
• Interessenkonflikte
• Sonderthemen, die der Compliance-Organisation vom Vorstand der voestalpine AG zugewiesen werden (z. B. in Zusammenhang mit UN- oder EU-Sanktionsthemen)

Alle anderen Compliance-Themen, wie z. B. Umweltrecht, Steuern, Rechnungslegung, Arbeitsrecht, Arbeitnehmer:innen-Schutz oder Datenschutz, gehören nicht zum Zuständigkeitsbereich der Compliance Officer. Diese Compliance-Themen werden von anderen Organisationsbereichen wahrgenommen.

Präventive Maßnahmen

Die voestalpine legt im Rahmen ihrer Compliance-Bemühungen besonderes Gewicht auf präventive Maßnahmen. Dazu gehören insbesondere Schulungen, Trainings, Management-Gespräche und Kommunikation.

Seit 2009 gibt es im voestalpine-Konzern E-Learning-Kurse rund um das Thema Compliance. Das E-Learning-Kursangebot wurde im Laufe der Zeit mehrmals überarbeitet und erweitert. Zuletzt wurden im Geschäftsjahr 2019/20 die E-Learning-Schulungen zum Thema Kartellrecht (inkl. Vertiefungskurs) und Verhaltenskodex neu konzipiert und ausgerollt. Neben den Lernlektionen enthalten die Kurse einen Abschlusstest und seither auch Praxisfälle.

Themenschwerpunkte E-Learning „Compliance-Grundlagen“

Themenschwerpunkte E-Learning „Fairer Wettbewerb“

Themenschwerpunkte E-Learning „Refresher fairer Wettbewerb“

Themenschwerpunkte E-Learning „Schutz vor Korruption“

In Ergänzung zu den E-Learning-Schulungen werden laufend konzernweit zielgruppenorientierte Präsenzschulungen insbesondere für Vertriebs- und Einkaufsmitarbeiter:innen durchgeführt. Schwerpunkte dieser Präsenzschulungen sind allgemein die Einhaltung der Gesetze und internen Richtlinien sowie Korruption und Kartellrecht im jeweiligen Tätigkeitsumfeld der Teilnehmenden. Für den Führungskräftenachwuchs sind Compliance-Schulungen verpflichtend: Pro Jahr finden sechs bis sieben Präsenzschulungen für jeweils bis zu 40 Mitarbeiter:innen statt. Für Mitarbeiter:innen der voestalpine AG werden zusätzlich Präsenzschulungen zum Thema Kapitalmarkt-Compliance angeboten.

Compliance ist regelmäßig ein Thema von Kommunikationsmaßnahmen des Konzerns und wird auf den großen Veranstaltungen für Mitarbeiter:innen auf Konzern- und Divisionsebene auch vom Top-Management immer wieder angesprochen.

Meldungen von Compliance-Verstößen

Meldungen von Compliance-Verstößen sollen in erster Linie offen, das heißt unter Nennung des Namens der hinweisgebenden Person, erfolgen. Solche Meldungen können gemäß Verhaltenskodex an direkte Vorgesetzte, an die zuständige Rechts- oder Personalabteilung, an die Geschäftsführung der jeweiligen Konzerngesellschaft, an die Abteilung Revision und Risikomanagement der voestalpine AG, an den Group Compliance Officer oder einen der divisionalen Compliance Officer erfolgen. Hinweisgeber:innen wird auf Wunsch absolute Vertraulichkeit zugesichert.

Seit 2012 gibt es darüber hinaus die Möglichkeit, Fälle von Fehlverhalten über ein webbasiertes Hinweisgeber:innen-System auch auf anonymer Basis zu melden. Waren die Bereiche, in denen Fehlverhalten über dieses System gemeldet werden konnte, anfänglich noch beschränkt, ist es seit dem Geschäftsjahr 2022/23 möglich, über dieses Hinweisgeber:innen-System Meldungen in den folgenden Bereichen abzugeben:

• Kartellrecht, Korruption, Fraud, Interessenkonflikte, Kapitalmarkt-Compliance
• Diskriminierung, sexuelle Belästigung, Mobbing, Menschenrechte
• Datenschutz
• Technische Compliance, insbesondere die Einhaltung von technischen Normen und Zertifizierungen in Produktionsprozessen sowie IT-Sicherheit
• Umwelt
• Health and Safety
• Verstöße in anderen Bereichen

Das System bietet den zuständigen Compliance Officern die Möglichkeit, unter Wahrung vollkommener Anonymität mit den Hinweisgeber:innen zu kommunizieren.