Compliance

Die voestalpine verpflichtet ihre Unternehmen und alle ihre Mitarbeiter in allen Ländern, in denen sie tätig ist, zur Einhaltung aller Gesetze. Dies ist explizit im Verhaltenskodex verankert. Genauso verlangt die voestalpine auch von ihren Lieferanten, sämtliche geltenden Gesetze im jeweiligen Land uneingeschränkt einzuhalten. Diese Regelung bezieht sich auch auf internationale oder von der Europäischen Union verhängte Sanktionen. Compliance ist für die voestalpine aber mehr als nur in Übereinstimmung mit Gesetzen zu agieren. Sie ist Ausdruck einer Kultur, die auch auf ethischen und moralischen Grundsätzen aufbaut.

Der Verhaltenskodex

Der Verhaltenskodex regelt folgende Themen:

• Einhaltung von Gesetzen und sonstigen externen und internen Vorschriften
• Fairer Wettbewerb
• Korruption/Bestechung/Geschenkannahme
• Respekt und Integrität
• Interessenkonflikte
• Umgang mit Unternehmensinformation/Geheimhaltung
• Unternehmenskommunikation
• Nutzung von Internet und IT
• Insiderinformationen
• Meldung von Fehlverhalten

Der Verhaltenskodex gilt für alle Vorstände, Geschäftsführer und Mitarbeiter aller Gesellschaften, an denen die voestalpine AG direkt oder indirekt mit zumindest 50 % beteiligt ist oder bei denen sie auf andere Art Kontrolle ausübt. Allen anderen Gesellschaften, bei denen die voestalpine AG direkt oder indirekt mit zumindest 25 % beteiligt ist, aber keine Kontrolle ausübt, wird der Verhaltenskodex mit der Aufforderung zur Kenntnis gebracht, ihm durch selbständige Anerkennung im Rahmen ihrer gesellschaftsrechtlichen Entscheidungsstrukturen Geltung zu verschaffen.

Im Fall eines Verstoßes gegen gesetzliche Vorschriften, interne Richtlinien, Regelungen und Weisungen oder gegen Bestimmungen des voestalpine-Verhaltenskodex muss jeder Mitarbeiter mit disziplinären Konsequenzen rechnen. Darüber hinaus können Zuwiderhandlungen auch straf- und zivilrechtliche Konsequenzen haben, wie z.B. Regress- und Schadenersatzforderungen.

Die voestalpine ist bestrebt, dem Verhaltenskodex auch in ihrem gesamten Einflussbereich zur Geltung zu verhelfen. Lieferanten und Berater werden zur Einhaltung des Verhaltenskodex für Geschäftspartner verpflichtet. Zudem sind die Konzerngesellschaften angehalten, den Verhaltenskodex auch ihren Kunden zur Kenntnis zu bringen und diese möglichst auch zur Einhaltung zu verpflichten. Sämtliche Geschäftspartner der voestalpine werden auch aufgefordert, innerhalb der Lieferkette die Einhaltung des Verhaltenskodex bei ihren eigenen Geschäftspartnern angemessen zu fördern.

Die voestalpine AG hat folgende Konzernrichtlinien verabschiedet, um den Mitarbeitern Hilfestellungen bei der Anwendung des Verhaltenskodex zu geben:

Business Conduct

Diese Richtlinie ergänzt und konkretisiert den Verhaltenskodex zu den Themen Korruption/Bestechung/Geschenkannahme und Interessenkonflikte. Darin geregelt werden zum Beispiel die Zulässigkeit von Geschenken, Einladungen und anderen Vorteilen, von Spenden, Sponsoring, Nebentätigkeiten und den privaten Bezug von Waren und Dienstleistungen durch Mitarbeiter von Kunden und Lieferanten.

Umgang mit Geschäftsvermittlern und Beratern

Diese Richtlinie ergänzt und konkretisiert den Verhaltenskodex zum Thema Korruption/Bestechung/Geschenkannahme. Sie legt die Vorgehensweise fest, welche vor der Beauftragung von Handelsvertretern, Repräsentanten oder sonstigen vertriebsbezogenen Beratern einzuhalten ist. Auf Basis einer objektivierten Prüfung des Umfelds und des Tätigkeitsrahmens des Geschäftspartners vor Aufnahme von Geschäftsbeziehungen soll sichergestellt werden, dass auch die Geschäftspartner die Gesetze und den Verhaltenskodex der voestalpine einhalten.

Wie der Verhaltenskodex gelten diese Richtlinien ebenfalls für alle Vorstände, Geschäftsführer und Mitarbeiter des voestalpine-Konzerns wie oben definiert.

Menschenrechte

Die voestalpine verpflichtet sich konzernweit zur Wahrung der Menschenrechte – sollte es diesbezüglich je zu Verstößen kommen, würde seitens der Konzernleitung unverzüglich reagiert werden.

Alle Lieferanten der voestalpine haben den Verhaltenskodex für Geschäftspartner zu unterzeichnen, in welchen die Wahrung der Menschenrechte verpflichtend angeführt ist. Auch Kunden werden zur Wahrung der Menschenrechte aufgefordert.

Kinder- und Zwangsarbeit

Kinderarbeit und Zwangsarbeit werden nicht geduldet. Konzernweit sind keine Fälle von Kinder-, Zwangs- oder Pflichtarbeit bekannt. Der Verhaltenskodex für Geschäftspartner verpflichtet Lieferanten explizit, das Verbot von Kinderarbeit und Zwangsarbeit einzuhalten.

Rechte von indigenen Völkern

Die voestalpine ist mit ihren Werken ausschließlich in aufgeschlossenen Industriegebieten tätig, Ureinwohner werden daher von der Geschäftstätigkeit der voestalpine in ihren Rechten nicht eingeschränkt.

Menschenrechtsschulungen

Das weltweit tätige Sicherheitspersonal von Werksschutzeinrichtungen besteht überwiegend aus Mitarbeitern der voestalpine. Alle diese Mitarbeiter erhalten Schulungen mit Bezug auf die Einhaltung der Menschenrechte. Sicherheitspersonal, das von Fremdfirmen bereitgestellt wird, muss sich zur Beachtung des Verhaltenskodex und damit zur Einhaltung der Menschenrechte bekennen. Die Schulung dieser Mitarbeiter obliegt ihren jeweiligen Arbeitgebern.

Kollektivverhandlungen und Recht auf Vereinigungsfreiheit

In Ländern, in denen Kollektivverträge bestehen, werden diese auch in allen Arbeitsverträgen umgesetzt. Rund 80 % der Beschäftigten der voestalpine befinden sich in einem Arbeitsverhältnis, das durch einen Kollektivvertrag geregelt ist. An allen Standorten hat grundsätzlich jeder Mitarbeiter das Recht und die Freiheit, Mitglied in einer Gewerkschaft zu werden, und in allen Niederlassungen können sich Betriebsräte formieren. Im voestalpine-Konzern gibt es einen Konzern- und einen Europabetriebsrat. Das Management der voestalpine legt traditionell großen Wert auf eine gute Gesprächsbasis mit den Gewerkschaften und den Betriebsräten.

Compliance-Organisation

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Die Verantwortung für die Einhaltung von Compliance-Vorschriften liegt beim jeweiligen Management. Zur Unterstützung des Managements in der Wahrnehmung dieser Verantwortung und zur Schaffung der hierfür erforderlichen Prozesse wurde im Geschäftsjahr 2011/12 im voestalpine-Konzern eine Compliance-Organisation eingerichtet.

Neben einem Group Compliance Officer wurden in jeder Division ein Compliance Officer und darüber hinaus in bestimmten Untereinheiten von Divisionen zusätzliche Compliance Officer bestellt. Der Group Compliance Officer ist direkt dem Vorstandsvorsitzenden unterstellt und weisungsfrei. Die Compliance Officer der Divisionen berichten an den Group Compliance Officer und an die jeweiligen Divisionsvorstände.

Die Compliance Officer sind für folgende Themen zuständig:

• Kartellrecht
• Korruption
• Kapitalmarkt Compliance
• Fraud (interne Fälle von Diebstahl, Betrug, Unterschlagung oder Untreue)
• Interessenkonflikte
• Sonderthemen, die den Compliance-Verantwortlichen vom Vorstand der voestalpine AG zugewiesen werden (z.B. in Zusammenhang mit UN- oder EU-Sanktionsthemen)

Alle anderen Compliance-Themen, wie z.B. Umweltrecht, Steuern, Rechnungslegung, Arbeitsrecht, Arbeitnehmerschutz oder Datenschutz, gehören nicht zum Zuständigkeitsbereich der Compliance Officer. Diese Compliance-Themen werden von den jeweiligen Fachabteilungen wahrgenommen.

Präventive Maßnahmen

Die voestalpine legt im Rahmen ihrer Compliance-Bemühungen besonderes Gewicht auf präventive Maßnahmen. Dazu gehören insbesondere Schulungen, Trainings und Kommunikation. So werden bereits seit 2002 Geschäftsführer, Vertriebsmitarbeiter und andere Mitarbeiter im Rahmen von Präsenzschulungen für das Thema Kartellrecht sensibilisiert.

2009 wurden mehr als 4.500 Mitarbeiter des voestalpine-Konzerns in E-Learning-Kursen zu diesem Thema geschult; 2012 haben dieselben Mitarbeiter einen Auffrischungskurs absolviert. Zudem wurde im Geschäftsjahr 2012/13 ein Online-Kurs zum Verhaltenskodex konzernweit durchgeführt. Schwerpunkte dieser Schulung waren allgemein die Einhaltung der Gesetze und internen Richtlinien sowie Korruption und Kartellrecht. An dieser Schulung haben rund 18.000 Mitarbeiter teilgenommen.

Für den Führungskräftenachwuchs sind Compliance-Schulungen verpflichtend: Pro Jahr finden sechs bis sieben Schulungen für jeweils rund 20 Mitarbeiter statt.

Zu den Themen Kartellrecht und Korruption gibt es in Ergänzung zum E-Learning auch Präsenzschulungen, vor allem für Vertriebsmitarbeiter. Präsenzschulungen werden auch zum Thema Kapitalmarkt-Compliance angeboten, primär für Mitarbeiter der voestalpine AG.

Darüber hinaus ist Compliance regelmäßig ein Thema von Kommunikationsmaßnahmen des Konzerns und wird auf den großen Mitarbeiterveranstaltungen auf Konzern- und Divisionsebene auch vom Top-Management immer wieder angesprochen.

Meldungen von Compliance-Verstößen

Meldungen über Compliance-Verstöße sollen in erster Linie offen, das heißt unter Nennung des Namens des Hinweisgebers erfolgen. Solche Meldungen können gemäß Verhaltenskodex an den direkten Vorgesetzen, an die zuständige Rechts- oder Personalabteilung, an die Geschäftsführung der jeweiligen Konzerngesellschaft, an die Konzernrevision der voestalpine AG oder an eine der Compliance-Stellen des Konzerns erfolgen. Hinweisgebern wird auf Wunsch absolute Vertraulichkeit zugesichert.

Seit 2012 gibt es darüber hinaus auch die Möglichkeit, Fälle von Fehlverhalten über ein webbasiertes Hinweisgebersystem auch auf anonymer Basis zu melden. Meldungen in diesem System können nur zu Hinweisen in den Bereichen Kartellrecht, Korruption, Fraud und Interessenkonflikte abgegeben werden bzw. werden über dieses System nur Meldungen, die solche Themen betreffen, bearbeitet. Das System bietet den Compliance-Verantwortlichen die Möglichkeit, unter Wahrung vollkommener Anonymität mit den Hinweisgebern zu kommunizieren.